Pflegedienst finden und auswählen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Einen passenden Pflegedienst finden Sie in vier Schritten: Sie klären zuerst, welche Hilfe gebraucht wird und was die Kasse davon bezahlt. Dann suchen Sie Dienste, die Ihren Wohnort anfahren, und vergleichen zwei bis drei davon nach festen Kriterien. Am Ende steht ein Erstgespräch mit Kostenvoranschlag und ein Pflegevertrag, den Sie in Ruhe prüfen.

Diese Reihenfolge spart Zeit. Viele Angehörige telefonieren sofort alle Dienste der Umgebung ab und merken erst im Gespräch, dass der Dienst die benötigte Leistung nicht anbietet, das Viertel nicht anfährt oder keine freien Kapazitäten hat. Wer vorher weiß, was gebraucht wird, kann gezielt fragen und Angebote vergleichen. Dieser Leitfaden gilt bundesweit. Die Regeln für Zulassung, Qualitätsprüfung und Pflegevertrag stehen im Sozialgesetzbuch und sind in allen Bundesländern gleich.

Vor der Suche: Bedarf und Ansprüche klären

Ein ambulanter Pflegedienst übernimmt sehr unterschiedliche Aufgaben, und dahinter stehen zwei verschiedene Kostenträger. Für die Suche ist es deshalb hilfreich, die Leistungen vorher grob einzuordnen.

Pflege, Betreuung und Haushalt oder Behandlungspflege?

Die Pflegekasse bezahlt die sogenannte häusliche Pflegehilfe. Dazu gehören nach § 36 SGB XI körperbezogene Pflegemaßnahmen wie Waschen, Anziehen oder Hilfe beim Essen, die Grundpflege, außerdem pflegerische Betreuung und Hilfen bei der Haushaltsführung. Voraussetzung ist ein Pflegegrad.

Medizinische Aufgaben wie Medikamentengabe, Verbandswechsel, Insulinspritzen oder Kompressionsstrümpfe heißen Behandlungspflege. Sie gehört zur häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V und wird von der Krankenkasse bezahlt, wenn sie zur Sicherung der ärztlichen Behandlung erforderlich ist. Dafür brauchen Sie eine ärztliche Verordnung, aber keinen Pflegegrad.

Notieren Sie vor dem ersten Anruf, was konkret gebraucht wird, zu welchen Tageszeiten und wie oft. Diese Liste hilft im Gespräch mehr als eine allgemeine Anfrage.

Was die Pflegekasse bezahlt

Ab Pflegegrad 2 haben Pflegebedürftige Anspruch auf Pflegesachleistungen. Der Pflegedienst rechnet sie direkt mit der Pflegekasse ab, bis zu diesen Monatsbeträgen:

Zusätzlich steht allen Pflegebedürftigen der Entlastungsbetrag von 131 € im Monat zu. Er lässt sich auch für Leistungen eines Pflegedienstes einsetzen. Bei Pflegegrad 1 gibt es keine Sachleistung, dafür darf der Entlastungsbetrag hier auch für Hilfe bei der Selbstversorgung wie Waschen und Anziehen genutzt werden. Ab Pflegegrad 2 schließt das Gesetz diesen Bereich beim Entlastungsbetrag aus. Wie Sie ihn am besten verwenden, steht im Beitrag zum Entlastungsbetrag.

Sie müssen die Sachleistung nicht voll ausschöpfen. Wer nur einen Teil nutzt, bekommt nach § 38 SGB XI anteiliges Pflegegeld, die sogenannte Kombinationsleistung. Nutzt eine Familie 60 Prozent der Sachleistung, bleiben 40 Prozent des Pflegegelds. Ob sich das lohnt, zeigt der Vergleich Pflegegeld oder Pflegesachleistung, einen Überblick über alle Leistungen gibt der Artikel Was zahlt die Pflegekasse?

Pflegedienste in Ihrer Nähe finden

Bei ambulanter Pflege zählt die Entfernung. Ein Dienst fährt mehrmals täglich zu Ihnen, deshalb versorgt er nur ein festes Einzugsgebiet. Suchen Sie also gezielt nach Diensten, die Ihre Adresse anfahren, und nicht nach dem bekanntesten Namen in der Stadt.

Im Verzeichnis nach Ort suchen

Im Verzeichnis von MeinPflegefinder finden Sie ambulante Pflegedienste nach Stadt und Postleitzahl. Die Profile zeigen Kontaktdaten, Standorte und angebotene Leistungen, sodass Sie vor dem ersten Anruf sehen, ob ein Dienst etwa Behandlungspflege, Demenzbetreuung oder Hauswirtschaft anbietet. Über das Kontaktformular erreichen Sie mehrere Dienste ohne lange Telefonschleifen.

Die Vergleichsliste der Pflegekasse anfordern

Ihre Pflegekasse muss Ihnen auf Anforderung eine Leistungs- und Preisvergleichsliste schicken (§ 7 Abs. 3 SGB XI). Sie enthält die zugelassenen Pflegeeinrichtungen im Einzugsbereich Ihres Wohnorts mit ihren Leistungen und Vergütungen, dazu die anerkannten Angebote zur Unterstützung im Alltag. Die Liste wird von den Landesverbänden der Pflegekassen einmal im Quartal aktualisiert und berücksichtigt auch Ergebnisse der Qualitätsprüfungen. Ein kurzer Anruf bei der Kasse genügt.

Pflegeberatung und Pflegestützpunkt nutzen

Wer Leistungen der Pflegeversicherung bekommt oder beantragt, hat Anspruch auf kostenlose Pflegeberatung (§ 7a SGB XI). Nach einem Erstantrag muss die Pflegekasse spätestens innerhalb von zwei Wochen einen Beratungstermin anbieten (§ 7b SGB XI). Die Beraterin oder der Berater kennt die Dienste in der Region und hilft, die Versorgung zu planen.

Wo das Bundesland es vorsieht, richten die Kassen außerdem Pflegestützpunkte ein. Sie beraten unabhängig zu Rechten und Leistungen und stimmen die Hilfsangebote vor Ort aufeinander ab (§ 7c SGB XI). Welche Stellen es sonst noch gibt, zeigt der Beitrag zur kostenlosen Pflegeberatung.

Suchportale der Pflegekassen

Einige Kassen betreiben eigene Suchportale mit Prüfergebnissen, darunter der Pflegenavigator der AOK, der Pflegelotse des Verbands der Ersatzkassen und der PflegeFinder der Betriebskrankenkassen.

Pflegedienste vergleichen: Diese Kriterien zählen

Haben Sie zwei bis drei Dienste in der engeren Wahl, lohnt ein Vergleich nach festen Punkten. Manche lassen sich vorab prüfen, andere klären Sie im Gespräch.

Zulassung durch die Pflegekasse

Die Pflegekasse zahlt nur Pflegedienste, mit denen ein Versorgungsvertrag besteht (§ 72 SGB XI). Ohne diese Zulassung müssen Sie die Pflege selbst bezahlen. Ein zugelassener Dienst arbeitet unter der ständigen Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson (§ 71 SGB XI). Sie hat eine Pflegeausbildung, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen, die mindestens 460 Stunden umfassen soll. Fragen Sie im Gespräch direkt nach dem Versorgungsvertrag und, falls Sie Behandlungspflege brauchen, ob der Dienst diese mit Ihrer Krankenkasse abrechnen kann.

Qualitätsprüfung: Seit Juli 2026 gilt ein neues Verfahren

Der Medizinische Dienst oder der Prüfdienst der privaten Krankenversicherung prüft ambulante Pflegedienste regelmäßig. Seit dem 1. Juli 2026 gelten dafür neue Richtlinien. Die früheren Pflegenoten entfallen. Stattdessen besuchen die Prüfer zufällig ausgewählte versorgte Personen und bewerten, ob die Pflege bei ihnen ankommt. Für jeden Qualitätsaspekt gibt es eine von vier Kategorien:

Für die veröffentlichte Qualitätsdarstellung zählen nur die Kategorien C und D. Neu geprüft wird unter anderem, ob der Dienst eine drohende Überforderung pflegender Angehöriger erkennt und anspricht. Die Ergebnisse werden kostenfrei im Internet veröffentlicht, etwa in den Suchportalen der Kassen, und jeder Dienst muss Datum und Ergebnis der letzten Prüfung gut sichtbar aushängen (§ 115 Abs. 1a SGB XI).

Für Dienste, die noch nach dem alten Verfahren geprüft wurden, zeigen die Portale weiter Berichte mit Noten. Laut AOK lassen sich die beiden Systeme nicht direkt vergleichen. Achten Sie deshalb auf das Prüfdatum und fragen Sie im Gespräch nach dem letzten Prüfbericht.

Praktische Punkte im Vergleich

Prüfberichte sagen wenig darüber, ob ein Dienst zu Ihrem Alltag passt. Diese Punkte klären Sie am besten am Telefon oder im Erstgespräch:

Erstgespräch und Kostenvoranschlag

Ein seriöser Dienst kommt vor Vertragsbeginn zu Ihnen nach Hause, schaut sich die Situation an und bespricht den Bedarf. Planen Sie dafür eine knappe Stunde ein, und bitten Sie Angehörige dazu, die später Ansprechpartner sein sollen.

Der Pflegedienst soll Sie vor Vertragsschluss in der Regel schriftlich über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 120 Abs. 3 SGB XI). Bitten Sie ausdrücklich um diesen Kostenvoranschlag. Er zeigt, welche Leistungen geplant sind, was die Kasse davon trägt und welcher Eigenanteil bleibt. Mit zwei Kostenvoranschlägen auf dem Tisch wird ein Vergleich erst greifbar, denn die Vergütungen werden mit den Kassen vereinbart und unterscheiden sich zwischen den Diensten.

Was Sie im Gespräch konkret fragen, finden Sie in der Checkliste für das Erstgespräch. Sie können sie hier auch als PDF herunterladen:

Pflegevertrag prüfen

Spätestens zum ersten Einsatz schließen Sie mit dem Dienst einen Pflegevertrag (§ 120 SGB XI). Er muss mindestens Art, Inhalt und Umfang der Leistungen festhalten und für jede Leistung die mit den Kostenträgern vereinbarte Vergütung nennen. Gleichen Sie den Vertrag mit dem Kostenvoranschlag ab: Was im Gespräch besprochen wurde, gehört auch in den Vertrag.

Der Dienst rechnet seine Leistungen direkt mit der Pflegekasse ab. Übersteigen die Leistungen den Betrag, den die Kasse übernimmt, darf er Ihnen für den Rest höchstens die vereinbarte Vergütung in Rechnung stellen (§ 120 Abs. 4 SGB XI). Zusätzliche Pauschalen außerhalb dieser Vergütung sollten Sie hinterfragen.

Ein wichtiger Punkt für die Entscheidung: Als pflegebedürftige Person können Sie den Pflegevertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen (§ 120 Abs. 2 SGB XI). Sie gehen mit der Unterschrift also kein langfristiges Risiko ein. Passt der Dienst nach einigen Wochen nicht, können Sie wechseln. Wie das ohne Versorgungslücke gelingt, beschreibt der Beitrag zum Pflegedienstwechsel, und der Wechselplan hilft bei der zeitlichen Planung.

Die erste Zeit nach Vertragsbeginn ist eine Eingewöhnung für alle Beteiligten. Worauf Sie in diesen Wochen achten, steht im Beitrag über die ersten 30 Tage mit Pflegedienst. Wie Sie die Qualität danach dauerhaft im Blick behalten, zeigt der Artikel zur Qualitätskontrolle in der laufenden Pflege.

Wenn kein Pflegedienst freie Kapazitäten hat

Sagt ein Dienst wegen voller Auslastung ab, sagt das nichts über seine Qualität. Sie müssen dann breiter suchen. Diese Schritte helfen:

1. Mehrere Dienste gleichzeitig anfragen. Warten Sie nicht auf eine Antwort, bevor Sie den nächsten Dienst kontaktieren. Fragen Sie bei einer Absage nach einer Warteliste und danach, ob der Dienst einen Kollegen in der Nähe empfehlen kann.

2. Den Bedarf aufteilen. Ein Dienst, der morgens keinen Platz hat, kann vielleicht abends kommen. Hauswirtschaft und Betreuung übernehmen auch anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag (§ 45a SGB XI), die Sie über den Entlastungsbetrag bezahlen können.

3. Pflegegeld als Übergang nutzen. Solange Angehörige die Pflege selbst übernehmen, zahlt die Kasse ab Pflegegrad 2 Pflegegeld. Sobald ein Dienst einsteigt, wechseln Sie zur Kombinationsleistung.

4. Pflegeberatung einschalten. Pflegestützpunkte und Pflegeberater kennen die Lage vor Ort und wissen, welche Dienste gerade Kapazitäten haben.

Für kurze Ausfälle der pflegenden Angehörigen, etwa bei Krankheit oder Urlaub, gibt es eigene Lösungen. Sie stehen im Beitrag zur Pflegevertretung.

Fazit: Ein guter Pflegedienst zeigt sich im Gespräch und im Vertrag

Die Suche nach einem Pflegedienst wird einfacher, wenn Sie vorher wissen, welche Hilfe gebraucht wird und was die Kasse bezahlt. Das Verzeichnis, die Vergleichsliste der Pflegekasse und die Pflegeberatung liefern Ihnen die Dienste, die Ihren Wohnort anfahren. Ob einer davon passt, entscheidet sich an Zulassung, Prüfergebnis, Einsatzzeiten und am Eindruck im Erstgespräch.

Lassen Sie sich vor der Unterschrift einen Kostenvoranschlag geben und vergleichen Sie ihn mit dem Vertrag. Da Sie den Pflegevertrag jederzeit fristlos kündigen können, ist die erste Wahl keine Entscheidung für immer.

FAQs

Wie finde ich einen Pflegedienst in meiner Nähe?

Suchen Sie im Verzeichnis nach Ihrer Stadt und fordern Sie bei Ihrer Pflegekasse die Leistungs- und Preisvergleichsliste an. Sie listet die zugelassenen Dienste im Einzugsbereich Ihres Wohnorts. Auch Pflegestützpunkte und die Pflegeberatung der Kasse nennen Dienste in Ihrer Umgebung.

Brauche ich einen Pflegegrad für einen Pflegedienst?

Für Leistungen, die die Pflegekasse bezahlt, ja. Pflegesachleistungen gibt es ab Pflegegrad 2, bei Pflegegrad 1 lässt sich der Entlastungsbetrag einsetzen. Behandlungspflege wie Medikamentengabe oder Wundversorgung bezahlt die Krankenkasse auf ärztliche Verordnung, dafür ist kein Pflegegrad nötig. Ohne Pflegegrad und ohne Verordnung können Sie einen Dienst auch privat beauftragen.

Was kostet ein ambulanter Pflegedienst?

Die Preise vereinbart jeder Dienst mit den Pflegekassen, deshalb unterscheiden sie sich. Je nach Pflegegrad übernimmt die Pflegekasse bis zu 796 € bis 2.299 € im Monat. Was darüber hinausgeht, zahlen Sie selbst. Den genauen Betrag zeigt der Kostenvoranschlag, den der Dienst Ihnen vor Vertragsschluss geben soll.

Woran erkenne ich einen guten Pflegedienst?

Ein guter Dienst hat einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen, legt seinen Prüfbericht offen und gibt vor Vertragsbeginn einen schriftlichen Kostenvoranschlag. Im Erstgespräch nimmt er sich Zeit für die Situation, beantwortet Fragen zu Einsatzzeiten und Vertretung konkret und bezieht die Angehörigen ein.

Kann ich den Pflegedienst jederzeit wechseln?

Ja. Als pflegebedürftige Person können Sie den Pflegevertrag nach § 120 Abs. 2 SGB XI jederzeit ohne Frist kündigen. Damit keine Lücke in der Versorgung entsteht, sollte der neue Dienst feststehen, bevor Sie den alten kündigen.

Quellen

• § 36 SGB XI: Pflegesachleistung
  Anspruch auf häusliche Pflegehilfe ab Pflegegrad 2, Inhalt der Leistungen und Monatsbeträge.

• § 37 SGB V: Häusliche Krankenpflege
  Behandlungspflege als Leistung der Krankenkasse zur Sicherung der ärztlichen Behandlung.

• § 38 SGB XI: Kombination von Geldleistung und Sachleistung
  Anteiliges Pflegegeld bei teilweiser Nutzung der Sachleistung.

• § 37 SGB XI: Pflegegeld für selbst beschaffte Pflegehilfen
  Pflegegeld ab Pflegegrad 2, wenn Angehörige die Pflege übernehmen.

• § 45b SGB XI: Entlastungsbetrag
  Höhe des Entlastungsbetrags und Einsatz für ambulante Pflegedienste und Angebote zur Unterstützung im Alltag.

• § 7 SGB XI: Aufklärung, Auskunft
  Leistungs- und Preisvergleichsliste der Pflegekasse (Absatz 3).

• § 7a SGB XI: Pflegeberatung
  Anspruch auf individuelle Pflegeberatung.

• § 7b SGB XI: Beratungsgutscheine
  Beratungstermin spätestens zwei Wochen nach Antragseingang.

• § 7c SGB XI: Pflegestützpunkte
  Aufgaben der Pflegestützpunkte.

• § 71 SGB XI: Pflegeeinrichtungen
  Definition des Pflegedienstes und Anforderungen an die verantwortliche Pflegefachperson.

• § 72 SGB XI: Zulassung zur Pflege durch Versorgungsvertrag
  Leistungen der Pflegekasse nur durch zugelassene Pflegedienste.

• § 115 SGB XI: Ergebnisse von Qualitätsprüfungen
  Kostenfreie Veröffentlichung der Prüfergebnisse und Aushang in der Einrichtung (Absatz 1a).

• § 120 SGB XI: Pflegevertrag bei häuslicher Pflege
  Inhalt des Pflegevertrags, Kostenunterrichtung, fristlose Kündigung und Abrechnung.

• Medizinischer Dienst Bund: Richtlinien für Qualitätsprüfungen in ambulanten Pflegediensten veröffentlicht
  Neues Prüfverfahren ab 1. Juli 2026, Bewertungskategorien A bis D und Qualitätsdarstellung.

• gesund.bund.de (BMG): Qualität von Pflegediensten erkennen
  Prüfung durch MD und PKV-Prüfdienst, Veröffentlichung der Berichte und Suchportale der Pflegekassen.

• AOK: Pflegedienst in der Nähe finden (Pflegenavigator)
  Suchportal mit Prüfberichten und Hinweis, dass alte und neue Prüfsystematik nicht vergleichbar sind.

Quellenstand: 29.10.2026